【社会】ミス無く高速処理｢総務部勤務･92歳エクセルの達人｣が机に向かうとき絶対にしないこと [朝一から閉店までφ★]

朝一から閉店までφ ★

2022/05/29 8:00

ミス無く高速処理｢総務部勤務･92歳エクセルの達人｣が机に向かうとき絶対にしないこと
速さとクオリティの高さを同時に実現するスゴイ技
PRESIDENT Online
玉置泰子
サンコーインダストリー　総務課長

世界最高齢の総務部員、玉置泰子さんは、現在もエクセルやパワポを使いこなし、働き続けている。複数の業務を同時に抱える玉置さんが、速さと正確さを両立するための仕事術とは――。
※本稿は、玉置泰子『92歳総務課長の教え』（ダイヤモンド社）の一部を再編集したものです。
https://president.jp/articles/-/57778

その仕事は誰かの役に立っているか

どんな仕事にも、締め切りがあります。

ビジネスをとり巻く環境がめまぐるしく変わっている現代では、昔と比べると締め切りも早まり、スピード感を持って仕事にとり組まないと、満足にこなせないような状況になっています。

単発のように思える仕事であっても、陸上競技の駅伝やリレーのように、一連の流れのなかにあります。担当する仕事には、「前工程」や「後工程」があるのです。

締め切りに間に合わないと、後工程の仕事に響き、迷惑をかけることになります。それがドミノ倒しのように悪い影響を与えて、最終的にお客様の迷惑にもなりかねません。

私の会社では「その仕事、誰かの役に立っているか？」という創業者の信念が受け継がれていますが、これには「前工程」の努力を無駄にせず、「後工程」によい形でバトンを渡すという意味も込められていると、私は解釈しています。

若手社員には、私が仕事を頼むと「はい、わかりました」と返事をして、締め切りの確認をしない人もいます。仕事を依頼されたら、必ず締め切りを確かめる癖をつけましょう。

締め切りを確かめたら、そこから逆算してスケジュール管理をするのです。優先しなくてはならないのは、プライベートも含めた自分の都合ではなく、組織の全員が共有している締め切りです。

業務日誌をつける理由

私たちの仕事の多くはルーティンワーク、つまり定型的な仕事が大半を占めているのが実態です。

ルーティンワークに関しては、過去の経験から「この仕事には、このくらいの時間がかかる」ということが、だいたいわかります。

すると、「今回はおおよそ2倍の仕事量だから、おそらく2倍程度の時間がかかるだろう」などという予測が立てられます。

スケジュール管理をスムーズに進めるためにも、私は業務日誌をつけるようにしています。業務日誌をつけていなかったら、どの仕事にどれほどの時間を要するかがわからないので、スケジュール管理が難しくなるからです。

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https://president.jp/articles/-/57778?page=2

玉置泰子（たまき・やすこ）
サンコーインダストリー　総務課長
1930（昭和5）年5月15日生まれ。商業高校を卒業後、25歳で三興鋲螺（現・サンコーインダストリー）に入社。以来66年にわたり、経理や庶務の業務を担ってきた。
現会長より11歳年上で勤続年数も長いことから、同社の歴史を知る語り部として新人研修の担当もしている。2020年11月「世界最高齢の総務部員」としてギネス世界記録に認定される。

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